Claves alternativas en Dynamics 365
Las claves alternativas son una de esas cosas que muchas veces pasamos por alto sin darles demasiada importancia. Sin embargo, pueden tener su utilidad y están ahí, al fin y al cabo, por una razón.
Qué son
Una clave alternativa en Dynamics 365 es una forma de identificar registros en una tabla de una forma familiar para el usuario, formada por uno o varios campos. a la hora de crear la clave podemos especificar más de un campo para que Dynamics cree la clave combinando los campos que hayamos especificado. Este identificador no reemplaza al GUID, que sigue siendo la forma en que Dynamics identifica internamente registros en una tabla. En una clave alternativa, además, el sistema se va a encargar de que no haya duplicados, como es lógico, y estas claves siempre van a estar indexadas.
El uso principal que me he encontrado es en una migración de datos hacia Dynamics 365. En estos casos es una práctica recomendable, al menos en mi experiencia, conservar los IDs de las tablas originales, especialmente si aparecen en algún sitio que pueda ver el usuario, por ejemplo en un formulario. Es más fácil trabajar con algo como PROD-2024-ABC que con 03db19ec-e474-f011-b4cb-000d3a68ca90. Podemos migrar estos IDs junto con el resto de columnas de esa tabla y ya en Dynamics crear una clave alternativa usando este campo.
También puede ser útil en integraciones, por ejemplo con un ERP, cosa bastante habitual, o en tablas con un identificador "natural", como una matrícula de un coche o un DNI.
En cualquier caso, es fundamental que el sistema considere que esto son claves: evita duplicidades de forma nativa, siempre están indexadas y, ya en un plano más técnico, permite hacer UPSERT (UPDATE si existe, INSERT si no) de forma sencilla. Lo más importante es que, sabiendo que existen y cómo funcionan, se puede ser creativo a la hora de usarlas para encontrar soluciones, algo esencial en el desarrollo para Dynamics 365 y el desarrollo de software en general.
Cómo crearlas
Se crean desde https://make.powerapps.com/. Hay que crear una clave alternativa, NO configurar un campo como clave alternativa, ojo. Creamos una clave y le asignamos uno o varios campos. Yo me he creado una solución "Prueba claves alternativas" con la tabla Cuenta para el ejemplo. Vamos a la solución y le damos a Claves:
Vemos las que hay ya creadas, en este caso ninguna. Le damos a Nueva clave y se nos abrirá un panel lateral. Ahí le ponemos un nombre y le asignamos un campo (o varios, según hayamos decidido), en mi caso Número de Cuenta, y le damos a Guardar:
Y ya está, no tiene más. La gracia está en cómo la usemos. Hay algunas restricciones, como el número de claves alternativas en un atabla o el tipo de campos que se pueden usar. Os dejo un par de enlaces que me han resultado útiles y que amplían un poco el tema:
- Microsoft Learn - Crear una clave alternativa.
- Dataverse: Duplicate Detection Rules vs Alternate Keys
¿Espero que os sea útil! 😉